Règlement administratif

1. Conformément aux statuts du CTAC, sont admissibles au titre de membres les trois catégories de personnes physiques suivantes :

1. Catégorie A : les membres d’une commission, d’un conseil ou d’un tribunal administratif canadien;
2. Catégorie B : les employés ou conseillers juridiques d’une commission, d’un conseil ou d’un tribunal administratif canadien;
3. Catégorie C : les personnes n’appartenant pas aux catégories A ou B que le domaine du droit administratif intéresse.

2. Le Conseil d’administration peut, par voie de résolution, créer au besoin de nouvelles catégories de membres, auxquelles pourront adhérer notamment, des conseils, des commissions et des tribunaux ainsi que des personnes physiques; les conditions d’adhésion et les privilèges rattachés à ces catégories de membres sont déterminés par le Conseil d’administration. Toutefois, les résolutions du Conseil d’administration relatives à la création de nouvelles catégories de membres et aux conditions et privilèges rattachés à ces catégories n’entrent en vigueur qu’après avoir été confirmées et ratifiées par les membres réunis en assemblée générale.

3. Les demandes d’adhésion et de renouvellement du statut de membre sont soumises par écrit au bureau du CTAC. Sur réception d’une  demande d’adhésion ou de renouvellement dûment remplie et du paiement de la cotisation applicable, le candidat admis est inscrit comme membre du CTAC ou son inscription est renouvelée.

4. Le montant des cotisations à payer par les diverses catégories de membres est déterminé périodiquement par le Conseil d’administration.

5. Le statut de membre peut être retiré à n’importe quel moment par vote pris à la majorité des trois quarts (3/4) à une réunion du Conseil d’administration. Tout membre ainsi privé de son titre de membre par le Conseil d’administration peut, sous réserve d’un avis de trente (30) jours donné par écrit au secrétaire, en appeler de cette décision à la prochaine assemblée générale des membres.

6. Les cotisations ne sont pas remboursées par suite d’une démission ou d’une révocation.

1. Assemblée générale et extraordinaire

1. Une assemblée annuelle des membres du CTAC est tenue au moins une fois par année civile, pas plus de quinze (15) mois après la tenue de la dernière assemblée annuelle précédente et pas plus de six mois après la fin du dernier exercice financier du CTAC. L’assemblée annuelle se tient dans un lieu au Canada, aux heures et aux dates fixées par les administrateurs.
2. Les assemblées générales extraordinaires du CTAC peuvent être convoquées par le président ou le Conseil d’administration. L’avis de convocation de la réunion doit préciser les fins pour lesquelles l’assemblée est convoquée. Aucune question autre que celles mentionnées dans l’avis de convocation ne peut être traitée à cette assemblée à moins que les membres présents à cette assemblée acceptent que cette affaire soit réglée au cours de l’assemblée.

2. Ordre du jour des assemblées

L’ordre du jour des assemblées annuelles du CTAC comporte les points suivants :

1. L’adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle ou de toute assemblée générale extraordinaire subséquente;
2. La présentation du rapport annuel du président et du Conseil d’administration;
3. Un rapport financier;
4. La ratification des règlements et, le cas échéant, de modifications adoptées depuis la dernière assemblée annuelle et non confirmées à une assemblée générale extraordinaire;
5. La nomination des comptables ou vérificateurs;
6. L’élection d’administrateurs.

3. Avis de convocation

1. L’avis de convocation de l’assemblée générale annuelle ou d’une assemblée générale extraordinaire doit être transmis aux membres au moins quinze (15) jours d’avance, sans dépasser 60 jours. Cet avis est distribué électroniquement ou envoyé à chacun des membres à la dernière adresse inscrite dans les registres du CTAC ainsi qu’aux comptables et vérificateurs du CTAC.
2. Une assemblée des membres peut être tenue à une fin, une date et en un lieu quelconques au Canada sous réserve d’un avis de 21 jours s’il y a quorum et si, dans les 30 jours précédant la date d’une telle réunion, tous les membres ayant droit de vote renoncent par écrit à l’avis de convocation. Tous les membres ayant droit de vote à une assemblée peuvent, dans les trente (30) jours, renoncer à l’avis de convocation à cette assemblée, au droit de dénoncer une irrégularité survenue à cette assemblée et à l’avis relatif à cette irrégularité. La non-production de ladite renonciation dans le délai fixé peut être perçue comme une renonciation à l’avis de réunion et à toute objection d’irrégularité.

4. Quorum

Le quorum à toute assemblée des membres est de 25 membres en règle et ayant le droit de vote à la réunion. Il suffit que le quorum soit atteint à l’ouverture de l’assemblée pour que les membres puissent délibérer.

5. Vote

Sous réserve des dispositions contraires de la loi ou des règlements du CTAC, toute question soumise à une assemblée des membres est décidée par consensus parmi les membres présents à l’assemblée. On considère qu’un consensus est atteint lorsqu’aucun membre ne s’oppose au traitement de la question considérée lors de la réunion. Si le président de l’assemblée détermine, après que des efforts raisonnables ont été déployés pour atteindre le consensus, que celui-ci ne peut être atteint, il demandera le vote.

Seuls les membres en règle ont droit de vote aux assemblées des membres et chacun d’eux a une voix seulement. Sous réserve des dispositions contraires de la loi ou des règlements, toute question soumise à une assemblée des membres du CTAC est tranchée à la majorité des membres ayant droit de vote à cette assemblée. Dans l’éventualité d’une égalité des votes que ce soit lors d’un vote à main levée, d’un vote secret ou d’un vote électronique, le président de l’assemblée a droit à un second vote.

6. Présidence des assemblées

Toute assemblée générale ou extraordinaire est présidée par le président, un vice-président, le secrétaire ou le trésorier, selon cet ordre de priorité. Si aucun dirigeant n’est présent ou si tous les dirigeants présents refusent de présider l’assemblée, les administrateurs présents désignent un des leurs pour présider l’assemblée. Si aucun administrateur n’est présent ou si tous les administrateurs présents refusent de présider l’assemblée, les membres présents désignent un des leurs pour présider l’assemblée.

7. Règles de procédure

Le président de l’assemblée des membres applique les règles de procédure et ses décisions en matière de procédure sont obligatoires pour les membres, à moins qu’il soit contredit par une majorité de membres présents et habilités à voter. Le président d’une telle assemblée peut suspendre les travaux à n’importe quelle étape des délibérations et l’assemblée ajournée n’est pas assujettie à l’avis de convocation prévu au paragraphe (3) du présent article.

1. Les affaires du CTAC sont gérées par un Conseil d’administration composé d’au moins dix (10) membres et pas plus de trente (30) membres élus par les membres du Conseil parmi eux. Tous les membres du CTAC sont éligibles au Conseil d’administration, mais un maximum de cinq membres de catégorie B et de cinq membres de la catégorie C sont éligibles aux postes d’administrateur. Le Conseil d’administration est constitué de manière à refléter, dans la mesure du possible, une représentation de toutes les régions et territoires de compétence du Canada et des deux langues officielles.

2. Entre les réunions du Conseil d’administration, les affaires du CTAC sont gérées par un comité de direction composé de dirigeants du CTAC et de deux (2) membres au plus, qui sont élus par les administrateurs parmi leurs pairs.

3. Durée du mandat des administrateurs

1. Les administrateurs sont élus lors de l’assemblée annuelle des membres par vote à main levée, à moins qu’un scrutin ne soit réclamé. Si un scrutin est demandé par cinq membres, l’élection se fait avec des bulletins de vote secret.
2. Les administrateurs sont élus pour un mandat qui n’expirera pas plus tard qu’à la fin de la deuxième assemblée annuelle des membres suivant leur élection.
3. Dans la mesure du possible, les mandats des administrateurs sont échelonnés, de sorte que la moitié des administrateurs sont élus à chaque assemblée annuelle. Exceptionnellement, des mandats peuvent avoir une durée d’un à trois ans, si c’est nécessaire pour rétablir l’équilibre du nombre d’administrateurs élus chaque année.
4. Un administrateur peut être démis de ses fonctions si une résolution réclamant sa révocation est adoptée par le vote d’une majorité de membres du CTAC lors d’une assemblée générale.
5. Un poste vacant est automatiquement créé au Conseil si un administrateur :
   1. résigne ses fonctions en remettant une démission écrite au secrétaire du CTAC;
   2. cesse d’être membre du CTAC.
6. (i) Nonobstant le paragraphe (e)(ii) précédent, si un administrateur de catégorie A perd son statut de membre du CTAC parce qu’il n’est plus membre d’une commission ou d’un tribunal, il peut rester à son poste jusqu’à la fin de son mandat, sauf si le Comité de direction en décide autrement par voie de résolution.
   (ii) Nonobstant le paragraphe (e)(ii) précédent, si un administrateur de catégorie B perd son statut de membre du CTAC parce qu’il n’est plus employé d’une commission ou d’un tribunal, il peut rester à son poste jusqu’à la fin de son mandat, sauf si le Comité de direction en décide autrement par voie de résolution.

4. Postes vacants

Les postes vacants au sein du Conseil d’administration ou au Comité de direction sont sans effet sur les droits des membres restants de s’acquitter de leurs fonctions tant qu’il reste un quorum de membres en poste. Lorsque survient un poste vacant qui n’est pas entraîné par une augmentation du nombre d’administrateurs ni par une incapacité d’élire le nombre minimum d’administrateurs précisé dans le présent règlement, un quorum d’administrateurs peut, par voie de résolution, combler le poste vacant au sein du Conseil ou du Comité de direction en désignant un membre en règle du CTAC, et ce dernier occupe le poste jusqu’à l’expiration du mandat de l’administrateur remplacé.

5. Quorum

Le quorum pour pouvoir traiter les questions soulevées lors d’une réunion du Conseil d’administration est fixé à un tiers (1/3) du nombre des administrateurs en fonction au moment des réunions du Conseil d’administration.

6. Réunions du Conseil d’administration

1. Les réunions du Conseil d’administration se tiennent aux dates et lieux que les administrateurs fixent au préalable et à d’autres dates et lieux qu’ils jugent appropriés. Des réunions peuvent également être tenues à des dates et lieux fixés par le président ou réclamés par écrit par au moins cinq (5) administrateurs.
2. Un avis de convocation à ces réunions est envoyé à chaque administrateur au moins sept (7) jours à l’avance.
3. Aucun avis officiel n’est nécessaire si tous les administrateurs sont présents à la réunion ou s’il y a quorum et que les administrateurs absents donnent leur assentiment à la tenue d’une réunion avant ou après la réunion.
4. Une réunion du Conseil d’administration du CTAC est tenue sans avis de convocation immédiatement après les assemblées au cours desquelles les membres élisent les administrateurs.
5. Les réunions du Conseil d’administration peuvent avoir lieu par téléconférence ou vidéoconférence.
6. Lors de toutes les réunions du Conseil d’administration, toutes les questions sont décidées par l’expression d’une majorité de votes. En cas d’égalité, le président de la réunion a droit de voter une seconde fois.

7. Réunions du Comité de direction

1. Les réunions du Comité de direction se tiennent aux dates et lieux fixés par le président ou trois (3) membres du Comité de direction.
2. Un avis de convocation à ces réunions doit être envoyé par écrit à chaque membre du Comité de direction.
3. Aucun avis officiel n’est nécessaire s’il y a quorum. Le quorum est atteint lorsque trois membres du Comité de direction sont présents.
4. Les réunions du Comité de direction peuvent avoir lieu par téléconférence ou vidéoconférence.

8. Rémunération

1. Aucune rémunération n’est versée aux membres du Conseil d’administration ni aux membres du Comité de direction ou de tout autre comité constitué par le Conseil d’administration.
2. Les administrateurs peuvent avoir droit au remboursement de leurs frais de déplacement et des menues dépenses raisonnables et utiles effectuées en rapport avec les affaires du CTAC.
3. Aucune disposition du présent règlement n’empêche un administrateur de fournir des services supplémentaires au CTAC et de recevoir une rémunération pour ses services.

9. Pouvoirs

Le Conseil d’administration peut exercer tous les pouvoirs du CTAC, sauf ceux dont la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif ou le présent règlement exigent l’exercice par les membres dans leur ensemble.

10. Dépenses.

Le Conseil d’administration peut, au besoin, autoriser des dépenses au nom du CTAC et peut déléguer à un dirigeant ou à un agent du CTAC le pouvoir d’effectuer des dépenses afin de favoriser la réalisation des objectifs du CTAC.

11. Dons

Le Conseil d’administration peut prendre des mesures pour permettre au CTAC de recevoir des dons et des prestations, et de conclure des contrats à cette fin et pour favoriser la réalisation des objectifs du CTAC.

12. Comités

1. S’il le juge nécessaire, le Conseil d’administration peut, par voie de résolution, constituer des comités chargés de réaliser adéquatement et efficacement les objectifs et les fonctions du CTAC, dont notamment les nominations, les conférences, la sensibilisation, la formation, l’administration et les finances, et dissoudre ces comités.
2. Le Conseil peut nommer les présidents des comités constitués.
3. Le Conseil peut adopter le mandat de tous ces comités et en établir les tâches et les responsabilités.
4. Les dates, heures et lieux des réunions de chaque comité, la convocation de ces réunions et la procédure à appliquer aux divers aspects de ces dernières sont déterminés par les membres du comité concerné.
5. Tous les comités fournissent un rapport de leurs activités à la prochaine réunion du Conseil.
6. Dépenses.
   Les comités ne peuvent dépenser aucune somme ni engager la Société, faire appel au crédit du CTAC, conclure de contrat en son nom, sans la permission expresse du Conseil.

13. Protection des administrateurs et des dirigeants

Conformément aux limites établies par la Loi, le CTAC peut indemniser un administrateur ou un dirigeant, un ancien directeur ou dirigeant, ou une personne qui subit ou a subi une perte quelconque au nom du CTAC, ou ses héritiers et leurs représentants juridiques, relativement à tous les coûts, les frais et les dépenses, y compris une somme payée pour un règlement à l’amiable d’un procès ou pour satisfaire à un jugement, raisonnablement engagés dans le cadre d’une poursuite ou de procédures civiles, criminelles ou administratives auxquelles cette personne aurait été partie en sa qualité d’administrateur ou de dirigeant du CTAC ou d’un organisme s’y rattachant, si :

1. La personne a agi avec intégrité et de bonne foi au mieux des intérêts du CTAC;
2. Dans le cas d’une poursuite ou de procédures civiles, criminelles ou administratives mises à exécution par des sanctions financières, la personne a des motifs raisonnables de croire que sa conduite était conforme à la loi.

14. Indemnisation des administrateurs

Lorsqu’il y a lieu et à tout moment, les membres du Conseil d’administration et leurs héritiers, exécuteurs testamentaires ou administrateurs sont indemnisés et garantis, par les fonds du CTAC de :

1. tous les coûts, frais et dépenses quels qu’ils soient que le membre du Conseil d’administration encourt au sujet d’une action, d’une poursuite ou d’un procès qui est intenté, introduit ou engagé contre lui pour ou en ce qui concerne une action, une affaire ou une chose quelconque accomplie, faite ou permise par lui ou concernant l’exercice de ses fonctions; et
2. tous les autres coûts, frais et dépenses qu’il engage dans le cadre ou au sujet des affaires du CTAC ou par rapport à elle, sauf les coûts, frais ou dépenses occasionnés par négligence volontaire ou par inaction délibérée.

1. Les dirigeants du CTAC sont le président, les deux vice-présidents, le secrétaire, le trésorier, le directeur général du CTAC et tous les autres dirigeants que le Conseil d’administration juge nécessaire de nommer. Les dirigeants du CTAC autres que le directeur général sont élus ou nommés lors de la première réunion tenue par le Conseil d’administration après chaque assemblée annuelle des membres. Le président et les vice-présidents du CTAC doivent être des administrateurs du CTAC élus par les membres. Une même personne peut agir à la fois comme secrétaire et trésorier.

2. Le Conseil d’administration peut révoquer tout dirigeant élu par vote pris à la majorité des membres.

3. Le président et les autres dirigeants du CTAC exercent, en plus des pouvoirs désignés dans le présent règlement, ceux que le Conseil d’administration leur confère au besoin et ils assument les fonctions qui leur sont confiées. Lorsqu’il est présent, le président préside toutes les assemblées des membres et les réunions du Conseil d’administration et assure la supervision générale des affaires du CTAC.

4. En cas d’absence ou d’incapacité du président, un vice-président assume les fonctions et exerce les pouvoirs de ce dernier et il assume toutes les autres responsabilités que le Conseil lui confie au besoin.

5. En cas d’absence de tout dirigeant du CTAC ou pour toute autre raison que le Conseil d’administration juge suffisante, le Conseil peut périodiquement déléguer les pouvoirs et l’autorité de ce dirigeant à tout autre dirigeant ou à tout autre administrateur du CTAC.

6. Le secrétaire tient les procès-verbaux de toutes les assemblées générales et de toutes les réunions du Conseil d’administration. De plus, il exerce les autres pouvoirs et l’autorité que lui confère le Conseil d’administration ou le président et il s’acquitte des autres fonctions que ce dernier lui assigne à l’occasion.

7. Le trésorier tient des registres comptables adéquats conformément à la loi et assume la responsabilité des dépôts, de la garde en lieu sûr des titres, des sorties de fonds du CTAC et il exerce tous les autres pouvoirs que lui confère le Conseil et exécute toutes les tâches qu’il lui assigne.

8. Les dirigeants du CTAC autres que le directeur général sont nommés pour un mandat d’un (1) an ou restent en fonction jusqu’à la nomination d’un remplaçant.

1. Le directeur général du CTAC est nommé par le Conseil d’administration. Si ce poste est vacant, que le titulaire est absent ou incapable de s’acquitter des devoirs de sa charge, le Conseil d’administration peut désigner provisoirement un dirigeant ou un agent du CTAC pour assumer les fonctions de directeur général du CTAC.

2. Le directeur général est le chef de direction du CTAC et sous réserve de l’autorité du Conseil d’administration, il a toute l’autorité nécessaire pour gérer et diriger les affaires du CTAC.

3. Le directeur général assure la garde et la tenue des registres du CTAC, notamment les registres contenant les noms et adresses des membres et des administrateurs, les copies de tous les rapports produits par le CTAC et tous les autres documents dont la tenue est requise par le Conseil d’administration. Avec l’aide du secrétaire et du trésorier au besoin, il assure la tenue et le classement de tous les documents que le CTAC est tenue de garder et de classer conformément à la loi.

4. Le directeur général dépose tous les fonds et autres objets de valeur du CTAC au nom et au crédit de celle-ci dans des banques ou autres établissements désignés par le Conseil d’administration, lorsqu’il est requis de le faire.

5. La rémunération du directeur général est déterminée périodiquement par résolution du Conseil d’administration.

1. Le Conseil d’administration peut désigner périodiquement d’autres agents, dirigeants et employés du CTAC à des postes pour lesquels ils exercent les pouvoirs, l’autorité et les fonctions fixés par le Conseil.

2. La rémunération des autres agents, dirigeants et employés du CTAC est fixée périodiquement par le directeur général du CTAC conformément aux budgets approuvés par le Conseil d’administration.

1. Les membres nomment, par voie de résolution ordinaire, un expert-comptable à chaque assemblée annuelle; le mandat de ce dernier expire à la clôture de l’assemblée annuelle suivante. Dans l’éventualité où, conformément à la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, les membres souhaitent renoncer à cette nomination d’un expert-comptable, ils peuvent le faire par l’intermédiaire d’un vote unanime.

2. L’expert-comptable doit réaliser un examen des comptes du CTAC. Les membres peuvent adopter une résolution ordinaire pour demander plutôt une vérification.

3. La rémunération de l’expert-comptable est déterminée par le Conseil d’administration si les membres donnent l’autorisation nécessaire à cette fin.

4. Dans l’éventualité où un expert-comptable n’est pas nommé lors d’une assemblée des membres, l’expert-comptable en exercice, qui a été nommé lors de la précédente assemblée de membres, reste en poste jusqu’à ce qu’un successeur soit nommé.

Conformément au présent règlement et à la Loi, le Conseil d’administration peut, par voie de résolution, établir, modifier ou abroger tout article régissant les affaires du CTAC. Tout article, modification ou abrogation entre en vigueur à partir de la date de la résolution adoptée par les administrateurs jusqu’à la prochaine assemblée de membres permettant l’approbation de l’article, son refus ou sa modification par le biais d’une résolution ordinaire. Si l’article, la modification ou l’abrogation est confirmé ou confirmé à la suite d’un amendement apporté par les membres, il entre en vigueur dans la forme selon laquelle il a été confirmé. L’article, la modification ou l’abrogation cessent d’être en vigueur s’ils ne sont pas soumis à l’examen des membres à la prochaine assemblée ou s’ils ne sont pas adoptés par les membres au cours de cette assemblée.

Le présent article ne s’applique pas à un règlement exigeant l’adoption d’une résolution extraordinaire par les membres conformément au paragraphe 197(1) de la Loi, car de telles modifications ou abrogations entrent en vigueur seulement une fois confirmées par les membres.

Sauf si le Conseil d’administration en décide autrement, l’exercice financier du CTAC se termine le dernier jour de décembre de chaque année.

1. Le Conseil d’administration peut habiliter périodiquement, par voie de résolution, une personne ou plusieurs à signer, au nom du CTAC, des contrats, des documents ou des instruments écrits en général, ou bien à contresigner des contrats, des documents ou des instruments écrits spécifiques. Tous les contrats, documents et instruments écrits, revêtus de ces signatures engagent le CTAC sans aucune autre autorisation ou formalité.

2. Le Conseil d’administration peut périodiquement habiliter, par voie de résolution, un minimum de deux (2) personnes à signer des chèques, lettres de change et autres ordres de paiement pour le compte du CTAC et à déposer dans les banques ou autres établissements de dépôt désignés en temps opportun par le Conseil d’administration (mais seulement au crédit du CTAC) les chèques, billets à ordre, lettres de change, ordres de paiement, coupons d’intérêts, chèques de dividendes, bons souscription, valeurs mobilières arrivant à échéance ou rappelées au rachat, endossés au nom du CTAC. Toute personne désignée pour effectuer ces opérations peut régler, balancer et certifier tous les livres et les comptes bancaires du CTAC, recevoir tous les chèques et bordereaux payés et signer toutes les formules bancaires, les instruments de règlement de soldes dus, ainsi que les formules de décharge ou les approuvés de compte.

Le Conseil d’administration peut adopter des règles qu’il juge opportunes et qui ne sont pas incompatibles avec le présent règlement administratif relatif à la gestion et au fonctionnement du CTAC. Toutefois, celles-ci n’ont force exécutoire que jusqu’à la prochaine assemblée annuelle des membres du CTAC où elles doivent être approuvées. Elles cessent immédiatement d’avoir force exécutoire si elles ne reçoivent pas à ce moment l’approbation nécessaire.

L’omission accidentelle de transmettre un avis quelconque à un membre, à un administrateur, à un dirigeant, à un membre d’un comité constitué par le conseil ou à l’expert-comptable, ou la non-réception d’un avis par l’une de ces personnes alors que le CTAC a transmis l’avis conformément au présent règlement, ou toute erreur dans un avis n’ayant pas d’incidence sur son contenu, ne peut invalider une mesure prise lors d’une réunion que l’avis concernait ou dont le fondement reposait sur ledit avis.

L’invalidité ou l’absence de force exécutoire d’une disposition du présent règlement n’a pas d’incidence sur la validité ou la force exécutoire des autres dispositions du présent règlement.

CCAT Certificat de prorogation (PDF)