Règlement administratif

1. L’adhésion au CTAC est ouverte aux personnes suivantes :
   1. les personnes qui sont membres d’une commission, d’un conseil ou d’un  tribunal administratif canadien;
   2. les employés ou conseillers juridiques d’une commission, d’un conseil ou d’un tribunal administratif canadien;
   3. les personnes autres que celles visées aux sous-alinéas a) ou b) du présent paragraphe 1 que le domaine du droit administratif intéresse;
   4. les membres corporatifs, institutionnels ou collectifs d’un tribunal ou d’un organisme.
2. Les demandes d’adhésion et de renouvellement du statut de membre sont soumises par écrit au bureau du CTAC. À la réception par le bureau d’une demande d’adhésion ou de renouvellement complète accompagnée du paiement de la cotisation applicable, le demandeur est inscrit ou demeure inscrit comme membre du CTAC.
3. Le montant des cotisations, la durée de l’adhésion ainsi que les règles applicables à celle-ci sont déterminés périodiquement par les administrateurs.
4. L’adhésion d’un membre peut être révoquée en tout temps par un vote d’au moins les trois quarts (3/4) des voix exprimées lors d’une réunion des administrateurs. Tout membre ainsi privé de son titre de membre par les administrateurs peut, sous réserve d’un avis de trente (30) jours donné par écrit au secrétaire, en appeler de cette décision à la prochaine assemblée générale des membres.

1. Assemblée annuelle et extraordinaire
   1. Une assemblée annuelle des membres du CTAC est tenue au moins une fois par année civile, pas plus de quinze (15) mois après la tenue de la dernière assemblée annuelle précédente et pas plus de six (6) mois après la fin du dernier exercice financier du CTAC. L’assemblée annuelle se tient au Canada, au lieu, à la date et à l’heure que déterminent les administrateurs.
   2. Des assemblées extraordinaires des membres peuvent être convoquées par le président ou par les administrateurs. L’avis de convocation de l’assemblée doit préciser les fins pour lesquelles l’assemblée est convoquée. Aucune question autre que celles mentionnées dans l’avis de convocation ne peut être traitée à cette assemblée à moins que les membres présents à cette assemblée acceptent que cette affaire soit réglée au cours de l’assemblée.
2. Ordre du jour des assemblées
   L’ordre du jour des assemblées annuelles des membres comporte les points suivants :
   
   1. l’adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle ou de toute assemblée extraordinaire subséquente;
   2. la présentation du rapport annuel du président et de celui des administrateurs;
   3. la présentation des états financiers;
   4. la ratification du règlement administratif et, le cas échéant, des modifications adoptées depuis la dernière assemblée annuelle et non confirmées à une assemblée extraordinaire;
   5. la nomination d’un expert-comptable;
   6. l’élection des administrateurs.
3. Avis de convocation
   1. L’avis de convocation de l’assemblée générale annuelle ou d’une assemblée extraordinaire doit être transmis aux membres au moins quinze (15) jours d’avance, sans dépasser soixante (60) jours. Cet avis est distribué électroniquement ou envoyé à chacun des membres à la dernière adresse inscrite de chaque membre dans les registres du CTAC ainsi qu’à l’expert-comptable du CTAC.
   2. Une assemblée des membres peut se tenir, pour toute fin, en tout temps et en tout lieu au Canada, avec un préavis inférieur à vingt et un (21) jours, si le quorum des membres est atteint et si les membres ayant droit de vote signent, soit avant la date d’une telle assemblée, soit dans les trente (30) jours suivant cette date, une renonciation écrite à l’avis de convocation. Tous les membres ayant droit de vote à une assemblée peuvent, dans les trente (30) jours, renoncer à l’avis de convocation à cette assemblée, au droit de dénoncer une irrégularité survenue à cette assemblée et à l’avis relatif à cette irrégularité. La non production de ladite renonciation dans le délai fixé peut être perçue comme une renonciation à l’avis de l’assemblée et à toute objection d’irrégularité.
4. Quorum
   1. Le quorum à toute assemblée des membres est de neuf (9) membres en règle et ayant le droit de vote à l’assemblée. Il suffit que le quorum soit atteint à l’ouverture de l’assemblée pour que les membres puissent délibérer.
5. Vote
   1. Sous réserve des dispositions contraires de la Loi ou des règlements du CTAC, toute question soumise à une assemblée des membres est décidée par consensus parmi les membres présents à l’assemblée. On considère qu’un consensus est atteint lorsqu’aucun membre ne s’oppose au traitement de la question considérée lors de l’assemblée. Si le président de l’assemblée détermine, après que des efforts raisonnables ont été déployés pour atteindre le consensus, que celui-ci ne peut être atteint, il demandera le vote.
   2. Seuls les membres en règle ont droit de vote aux assemblées des 3 membres. Chacun d’eux a une voix seulement. Sous réserve des dispositions contraires de la loi ou du Règlement administratif, toute question soumise à une assemblée des membres est tranchée à la majorité des membres ayant droit de vote à cette assemblée. Dans l’éventualité d’une égalité des votes, que ce soit lors d’un vote à main levée, d’un vote secret ou d’un vote électronique, le président de l’assemblée a droit à un second vote.
6. Présidence des assemblées
   1. Toute assemblée annuelle ou extraordinaire est présidée par le président, le vice président, le secrétaire ou le trésorier, selon cet ordre de priorité. Si aucun dirigeant n’est présent ou si tous les dirigeants présents refusent de présider l’assemblée, les administrateurs présents désignent un des leurs pour présider l’assemblée. Si aucun administrateur n’est présent ou si tous les administrateurs présents refusent de présider l’assemblée, les membres présents désignent un des leurs pour présider l’assemblée.
7. Règles de procédure
   1. Le président de l’assemblée des membres applique les règles de procédure. Ses décisions en matière de procédure sont obligatoires pour les membres, à moins qu’il soit contredit par une majorité de membres présents et habilités à voter. Le président d’une telle assemblée peut, en tout temps, ajourner l’assemblée à une autre date et à une autre heure. Aucun nouvel avis de convocation n’est alors requis aux termes du paragraphe 3 du Règlement administratif.
8. Participation aux assemblées
   1. Les membres peuvent participer à une assemblée annuelle ou extraordinaire, ou à une réunion d’un comité de membres, au moyen d’un appareil téléphonique, électronique ou de tout autre moyen de communication permettant à l’ensemble des participants de communiquer adéquatement entre eux pendant l’assemblée. Tout membre qui participe de cette manière est réputé, pour l’application de la Loi, être présent à l’assemblée.
9. Élection des administrateurs
   1. Dans la mesure du possible, les personnes élues administrateurs devraient avoir occupé antérieurement les fonctions de président, de vice-président ou de membre d’un comité.

1. Les affaires du CTAC sont gérées par un minimum de neuf (9) et un maximum de douze (12) membres. Tous les membres du CTAC sont admissibles à l’élection à titre d’administrateur. Dans la mesure du possible, les administrateurs reflètent une diversité de profils, notamment en ce qui concerne les personnes autochtones ainsi que les personnes de genres, de races, d’origines ethniques et de situations de handicap variés.
2. Durée du mandat des administrateurs
   1. Les administrateurs sont élus lors de l’assemblée annuelle des membres par vote à main levée, à moins qu’un scrutin ne soit demandé. Si un scrutin est demandé par cinq (5) membres, l’élection se fait avec des bulletins de vote secret.
   2. Les administrateurs sont élus pour un mandat prenant fin au plus tard à la clôture de la troisième assemblée annuelle des membres suivant leur élection. Toutefois, lorsque les circonstances le justifient, le mandat peut être prolongé par un vote majoritaire lors d’une assemblée annuelle des membres.
   3. Dans la mesure du possible, les mandats des administrateurs sont échelonnés, de sorte que le tiers des administrateurs sont élus à chaque assemblée annuelle. Exceptionnellement, un mandat peut être prolongé afin de rétablir l’équilibre du nombre d’administrateurs au cours d’une année donnée.
   4. Un administrateur peut être démis de ses fonctions par un vote majoritaire lors d’une assemblée annuelle des membres.
   5. Un administrateur cesse d’occuper ses fonctions lorsqu’il :
      1. résigne ses fonctions en remettant une démission écrite au secrétaire du CTAC;
      2. cesse d’être membre du CTAC;
      3. décède.
   6. Nonobstant le paragraphe (e)(ii) précédent, si un administrateur cesse d’être membre en raison de la cessation de ses fonctions au sein d’un conseil ou d’un tribunal, il peut demeurer en fonction jusqu’à la fin de son mandat, sauf décision contraire adoptée par résolution des administrateurs.
3. Postes vacants
   1. Les postes vacants résultant de la cessation de fonctions d’un administrateur conformément aux sous-alinéas d) ou e) du paragraphe 2 ci-dessus n’affectent pas les droits des administrateurs restants d’exercer leurs fonctions, tant qu’un quorum d’administrateurs demeure en poste. Lorsqu’un poste devient vacant, sauf en raison d’une augmentation du nombre d’administrateurs ou d’un défaut d’élire le nombre minimum d’administrateurs prévu par le Règlement administratif, un quorum d’administrateurs peut, par résolution, pourvoir la vacance en nommant un membre en règle. Celui-ci demeure en fonction pour le reste du mandat de l’administrateur remplacé.
4. Quorum
   1. Le quorum pour pouvoir traiter les questions soulevées lors d’une réunion des administrateurs est fixé à un tiers (1/3) du nombre des administrateurs en fonction au moment de la réunion.
5. Réunions des administrateurs
   1. Les réunions des administrateurs se tiennent aux dates et lieux que les administrateurs fixent au préalable et à d’autres dates et lieux qu’ils jugent appropriés. Des réunions peuvent également être tenues à des dates et lieux fixés par le président ou réclamés par écrit par au moins trois (3) administrateurs.
   2. Un avis de convocation à ces réunions est envoyé à chaque administrateur au moins sept (7) jours à l’avance.
   3. Aucun avis officiel n’est nécessaire si tous les administrateurs sont présents à la réunion ou s’il y a quorum et que les administrateurs absents donnent leur assentiment à la tenue d’une réunion avant ou après la réunion.
   4. Une réunion des administrateurs peut être tenue sans avis de convocation immédiatement après les assemblées au cours desquelles les membres élisent les administrateurs.
   5. Un administrateur peut, si tous les administrateurs du CTAC y consentent, participer à une réunion des administrateurs ou d’un comité au moyen d’un appareil téléphonique, électronique ou de tout autre moyen de communication permettant à l’ensemble des participants de communiquer adéquatement entre eux pendant la réunion. L’administrateur qui participe de cette manière est réputé, pour l’application de la Loi, être présent à la réunion.
   6. À toute réunion des administrateurs, les décisions sont prises à la majorité des voix exprimées sur la question. En cas d’égalité des voix, le président de la réunion dispose, en plus de sa voix initiale, d’une voix prépondérante.
6. Rémunération
   1. Aucune rémunération n’est versée aux administrateurs pour l’exercice de leurs fonctions à titre d’administrateur ou de membre d’un comité.
   2. Par résolution des administrateurs, ces derniers peuvent avoir droit au remboursement de leurs frais de déplacement et des menues dépenses raisonnablement et dûment engagés dans l’exercice des activités et des affaires du CTAC.
   3. Aucune disposition du Règlement administratif n’empêche un administrateur de fournir des services supplémentaires au CTAC et de recevoir une rémunération pour ses services.
7. Pouvoirs
   1. Les administrateurs peuvent exercer tous les pouvoirs du CTAC, sauf ceux dont la Loi ou le Règlement administratif réservent expressément à l’ensemble des membres.
8. Dépenses
   1. Les administrateurs peuvent, au besoin, autoriser des dépenses au nom du CTAC et déléguer à un dirigeant ou à un mandataire du CTAC le pouvoir d’engager des dépenses afin de favoriser la réalisation des objectifs du CTAC.
9. Dons
   1. Les administrateurs peuvent prendre des mesures pour permettre au CTAC de recevoir des dons et d’autres contributions, et conclure les ententes s’y rapportant, aux fins de la poursuite des objectifs du CTAC.
10. Comités
    1. Les administrateurs peuvent, par voie de résolution, constituer des comités qu’ils jugent nécessaires à la réalisation des objectifs et au fonctionnement du CTAC, notamment en matière d’adhésion, de nominations, de conférences, de sensibilisation, de formation, d’administration et de finances, et dissoudre ces comités.
    2. Les administrateurs nomment le président de chaque comité.
    3. Les administrateurs établissent le mandat de chaque comité, lequel précise ses attributions et responsabilités.
    4. Les membres de chaque comité déterminent la date et le lieu des réunions, les modalités de convocation ainsi que les règles de procédure applicables.
    5. Le président de chaque comité présente aux administrateurs un rapport de ses activités lors d’une réunion des administrateurs.
    6. Aucun comité ne peut autoriser ni engager des dépenses, lier le CTAC, engager sa responsabilité financière ni conclure de contrats, d’ententes ou d’arrangements sans l’autorisation expresse des administrateurs.
11. Protection des administrateurs et des dirigeants
    Sous réserve des limites établies par la Loi, le CTAC peut indemniser un administrateur ou un dirigeant, un ancien administrateur ou dirigeant, ou une personne qui subit ou a subi une perte quelconque au nom du CTAC, ou ses héritiers et leurs représentants juridiques, relativement à tous les coûts, les frais et les dépenses, y compris une somme payée pour un règlement à l’amiable d’un procès ou pour satisfaire à un jugement, raisonnablement engagés dans le cadre d’une poursuite ou de procédures civiles, criminelles ou administratives auxquelles cette personne aurait été partie en sa qualité d’administrateur ou de dirigeant du CTAC si :
    1. la personne a agi avec intégrité et de bonne foi au mieux des intérêts du CTAC;
    2. dans le cas d’une instance civile, pénale ou administrative passible d’une sanction pécuniaire, la personne a des motifs raisonnables de croire que sa conduite était conforme à la loi.
12. Indemnisation des administrateurs
    Chaque administrateur du CTAC, ses héritiers, liquidateurs, administrateurs successoraux et fiduciaires de la succession, ainsi que sa succession en cas de décès, est et sera, en tout temps, indemnisé et dégager de toute responsabilité à même les fonds du CTAC à l’égard de :
    1. tous frais, toutes charges et toutes dépenses qu’il engage ou supporte dans toute action, poursuite ou instance intentée contre lui en raison de tout acte, tout fait ou toute chose effectué, accompli ou permis, antérieurement ou ultérieurement, dans l’exercice de ses fonctions d’administrateur;
    2. tous autres frais, toutes autres charges et toutes autres dépenses qu’il engage relativement aux affaires du CTAC, à l’exception de ceux qui sont occasionnés par sa propre faute ou négligence intentionnelle.

1. Les dirigeants du CTAC sont le président, un vice-président, un secrétaire, un trésorier, le président sortant, un directeur général, ainsi que tout autre dirigeant que les administrateurs peuvent nommer au besoin. À l’exception du directeur général, les dirigeants sont élus ou nommés par les administrateurs lors de la réunion qui suit chaque assemblée annuelle des membres. Le président et le vice-président doivent être choisis parmi les administrateurs élus par les membres. Une même personne peut agir à la fois comme secrétaire et trésorier.
2. Le président préside toutes les assemblées des membres et les réunions des administrateurs. Il assure la surveillance générale des activités et des affaires du CTAC et en représente les intérêts dans l’ensemble de ses activités et engagements.
3. En cas d’absence ou d’incapacité du président, le vice-président assume les fonctions et exerce les pouvoirs de celui-ci et s’acquitte de toute autre responsabilité que peuvent lui confier les administrateurs. À l’expiration du 9 mandat du président ou en cas de vacance de ce poste, le vice-président accède à la présidence.
4. Le secrétaire rédige et conserve les procès-verbaux de toutes les assemblées des membres et des réunions des administrateurs. Il exerce les autres pouvoirs et fonctions que peuvent lui attribuer les administrateurs ou le président.
5. Le trésorier tient des registres comptables adéquats conformément à la Loi. Il est responsable du dépôt des fonds, de la garde des valeurs mobilières et du décaissement des fonds du CTAC, et exerce les autres attributions que peuvent lui confier les administrateurs.
6. Le président sortant assiste le président et les administrateurs en leur fournissant les renseignements et le soutien dont ils peuvent avoir besoin.
7. Les administrateurs peuvent révoquer tout dirigeant par un vote majoritaire.
8. Le président et les autres dirigeants exercent, en sus des attributions prévues par le Règlement administratif, les pouvoirs et fonctions que peuvent leur confier les administrateurs, à leur discrétion.
9. En cas d’absence d’un dirigeant ou pour tout autre motif jugé suffisant par les administrateurs, ceux-ci peuvent déléguer temporairement les pouvoirs et attributions de ce dirigeant à un autre dirigeant ou à un administrateur.
10. À l’exception du directeur général, chaque dirigeant est nommé pour un mandat d’un (1) an ou jusqu’à la nomination de son successeur.

1. Les administrateurs peuvent, à leur discrétion, nommer ou engager d’autres mandataires, dirigeants ou employés du CTAC, leur attribuer les titres qu’ils jugent appropriés et leur confier les pouvoirs, attributions et fonctions qu’ils déterminent.
2. La rémunération des autres mandataires, dirigeants et employés du CTAC est fixée périodiquement par le directeur général conformément aux budgets approuvés par les administrateurs.

1. Les membres nomment, par voie de résolution ordinaire, un expert-comptable à 10 chaque assemblée annuelle. Le mandat de ce dernier expire à la clôture de l’assemblée annuelle suivante. Dans l’éventualité où la Loi le permet, les membres peuvent, par vote unanime lors d’une assemblée des membres, renoncer à la nomination d’un expert-comptable.
2. L’expert-comptable doit réaliser un examen des comptes du CTAC. Si une vérification est requise, les membres peuvent l’ordonner par résolution ordinaire.
3. La rémunération de l’expert-comptable est déterminée par les administrateurs si les membres donnent l’autorisation nécessaire à cette fin.
4. Dans l’éventualité où un expert-comptable n’est pas nommé lors d’une assemblée des membres, l’expert-comptable en exercice, qui a été nommé lors de la précédente assemblée des membres, reste en poste jusqu’à ce qu’un successeur soit nommé.

1. Sous réserve du Règlement administratif et de la Loi, les administrateurs peuvent, par voie de résolution, adopter, modifier ou abroger toute disposition régissant les activités ou les affaires du CTAC. Tout article, modification ou abrogation entre en vigueur à partir de la date de la résolution adoptée par les administrateurs jusqu’à la prochaine assemblée des membres permettant l’approbation de l’article, de la modification ou de l’abrogation par le biais d’une résolution ordinaire. Si l’article, la modification ou l’abrogation est confirmé ou confirmé à la suite d’un amendement apporté par les membres, il entre en vigueur dans la forme selon laquelle il a été confirmé. L’article, la modification ou l’abrogation cesse d’être en vigueur s’il n’est pas soumis à l’examen des membres à la prochaine assemblée ou s’il n’est pas adopté par les membres au cours de cette assemblée.
2. Le présent article ne s’applique pas à une disposition exigeant l’adoption d’une résolution extraordinaire par les membres conformément au paragraphe 197(1) de la Loi. De telles modifications ou abrogations entrent en vigueur seulement lorsqu’elles sont confirmées par les membres.

Sauf décision contraire des administrateurs, l’exercice financier du CTAC se termine le trente et un (31) décembre de chaque année civile.

1. Les administrateurs peuvent, par voie de résolution, habiliter périodiquement une personne ou plusieurs personnes pour signer, au nom du CTAC, des contrats, des documents ou d’autres instruments écrits, soit de façon générale, soit à l’égard de contrats, documents ou instruments déterminés. Tous les contrats, documents et instruments ainsi signés engagent le CTAC sans aucune autre autorisation ou formalité.
2. Les administrateurs peuvent périodiquement habiliter, par voie de résolution, un minimum de deux (2) personnes à signer des chèques, des lettres de change et d’autres ordres de paiement pour le compte du CTAC, et à déposer auprès des banques ou d’autres établissements de dépôt désignés en temps opportun par les administrateurs (au crédit exclusif du CTAC) tout chèque, tout billet à ordre, toute lettre de change, tout ordre de paiement, tout coupon d’intérêt ou de dividende, tout bon de souscription et toute valeur mobilière arrivant à échéance ou rappelée au rachat, endossé au nom du CTAC. Toute personne ainsi désignée peut régler, balancer et certifier tous les livres et comptes entre le CTAC et ses banquiers, recevoir tous les chèques et bordereaux payés, et signer toutes les formules bancaires, toutes les quittances de solde, toutes les décharges et tous les accusés de vérification de compte.

1. Les administrateurs peuvent adopter les règles ou politiques qu’ils jugent opportunes relativement à la gestion et au fonctionnement du CTAC, pourvu qu’elles ne soient pas incompatibles avec le Règlement administratif.
2. Ces règles ou politiques demeurent en vigueur jusqu’à la prochaine assemblée annuelle des membres, où elles sont soumises pour confirmation ou rejet. À défaut de confirmation lors de cette assemblée, elles cessent d’avoir effet.

L’omission accidentelle de transmettre un avis quelconque à un membre, administrateur, dirigeant, membre d’un comité ou expert-comptable, ou la non réception d’un avis par l’une de ces personnes alors que le CTAC l’a transmis conformément au Règlement administratif, ou toute erreur dans un avis n’ayant pas d’incidence sur son contenu, ne peut invalider une mesure prise lors d’une réunion que l’avis concernait ou dont le fondement reposait sur ledit avis.

L’invalidité ou la non-opposabilité de toute disposition du Règlement administratif n’a pas pour effet d’affecter la validité ou l’opposabilité des autres dispositions du Règlement administratif.

Le CTAC reconnaît comme principe directeur l’engagement d’aligner et de mener l’ensemble de ses activités, de sa structure et de sa gouvernance conformément à son plan d’action en matière de vérité et de réconciliation. Dans le respect de ce principe fondamental, le CTAC entend collaborer avec les tribunaux, commissions, conseils administratifs et autres partenaires afin de mettre en œuvre ce plan d’action.